Pragmatismus der Digitalisierung

Wenn man nach Digitalisierung fragt, bekommt man viele Antworten von vielen Experten. Meist sind es aber nur Benutzer von Systemen, die in bestimmten Bereichen Erfahrungen gesammelt haben. Wichtiger ist die Frage nach dem Pragmatismus der Digitalisierung …

Laut Wikipedia sagt die pragmatische Maxime, dass der Gehalt einer Theorie von deren praktischen Konsequenzen her bestimmt werden soll. Und das erinnert sehr schnell an Diskussionen zur Digitalisierung – oder auch an manches Ende so einer Diskussion. Die Frage lautet einfach, was bringt es mir?

Erfahrung aus über 3700 Digitalisierungsberatungen

In den letzten 2 Jahren haben zertifizierte Digital Consultants (CDCs der Initiative KMU digital) über 3700 Beratungen (Stand November 2018) in den verschiedensten Branchen durchgeführt. Unsere 3 Digitalisierungsexperten haben davon über 150 Beratungen durchgeführt und viel Erfahrung für unsere Kunden gesammelt.

Die Erkenntnis daraus: Je einfacher der Nutzen, desto schneller kann ein Kunde davon profitieren. Wir haben im Zuge der Digitalisierungs-Förderung KMU digital viele Unternehmen und deren Geschäftsmodelle anhand von 50 Trendbereichen der Digitalisierung analysiert. Unterm Strich sind es – auch laut Statistik der Wirtschaftskammer Österreich – 3 Themen, die aus allen KMU digital-Beratungen heraus, Unternehmen stark beschäftigen oder noch beschäftigen werden:

Top Trend 1) Datenschutz/DSGVO

Der Dauerbrenner im Jahr 2018 wird aktuell von manchen auf die leichte Schulter genommen. Viele Datenschutz-Experten gehen davon aus, dass an die 90% der Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen bisher Alibihandlungen vollzogen haben. Es fehlte bisher die Zeit, sich intensiv mit dem Thema DSGVO, Datenschutz und IT-Sicherheit auseinanderzusetzen. Besonders für öffentliche Versorger kann das hinsichtlich der NIS-Richtlinie (siehe Interview mit Alexander Janda, KSÖ mit futurezone) und Blackout-Prävention rasch zu einem riesigen Problem werden. Laut WKÖ-Statistik ist dieses Thema für 58% wichtig.

Top Trend 2) Digital Marketing

Die meisten Chancen sehen Kunden in Digitaler Präsenz (53%), Social Media (45%) und Testimonials (34%), also im digitalen Marketing. Was will der Kunde wirklich? Welchen Nutzen kann ich beim Kunden stiften? Und vor allem, wie kann ich das heute meinen Zielkunden auch richtig und kostengünstig kommunizieren? Es geht darum, den Kunden auf seiner Customer Journey (mit 28% auch noch ein Top-Trend) digital zu begleiten, was wir über unsere Marke Lösungsagentur.at bei Kunden umsetzen. Dabei kommt wieder der erste Trend Datenschutz/DSGVO ins Spiel, da man Kundendaten dafür braucht, aber sich dazu auch rechtlich absichern muss.

Top Trend 3) CRM-Systeme

CRM bedeutet Customer Relationship Management und bezeichnet Software-Lösungen für das Planen, Betreuen und Dokumentieren von Kundenbeziehungen, also der Customer Journey. Einerseits brauchen fast alle Firmen eine Softwarelösung um Rechnungen und Aufträge bzw. Angebote zu schreiben. Doch, wo werden Interessenten verwaltet, wo werden Auftragschancen bewertet, wie wird das Einverständnis zu Marketingzwecken abgefragt, oder einfach DSGVO-konform nachgewiesen, dass man mit den Kundendaten sicher und sorgsam umgeht? 43% sehen hier zu Recht eine Chance – vor allem für bessere Geschäfte.

Was kommt auf uns zu?

In den Medien wird ständig berichtet, dass sich alles verändern wird. Alles, was sich digitalisieren lässt, wird auch digitalisiert werden. Auch unsere Jobs. Auch viele Bereiche unseres Privatlebens. Aber auch Bürokratie wird digitalisiert, bzw. kommt in Erklärungsnot. Die Bundesregierung macht mit Digital Austria einen großen Schritt nach vorne, um alle digitalen Agenden an einer Stelle zu bündeln. Digital Austria wird unter anderem von Pioneers-Festival-Mitbegründer Andi Tschas als Leiter und Bianca Gfrei von Kiweno als Kommnikationschefin mit Leben erfüllt. Beide kommen aus der Startup-Szene und haben zum Thema Digitalisierung sicher hohe Ansprüche. Die Vision der DIA (Digitalisierungs-Agentur) wird auch per Video kommuniziert:

Digitale Behördenwege, das sogenannte eGovernment, ist ein österreichischer Exportschlager, da hier in den letzten Jahren viel Know-How aufgebaut wurde. Die Topleute in diesem Bereich sind heiß begehrt, wie der Wechsel des Digitalisierungsbeauftragten des Bundeskanzleramtes Christian Rupp Anfang des Jahres zur deutschen Mach AG zeigte. Auch hier wird mit der DIA mehr Schwung ins Thema kommen. Wir dürfen gespannt sein, wie uns die Digitalisierung das Bürgerleben leichter machen wird. Der Staat als Partner für eine starke Wirtschaft und eine moderne Gesellschaft – es bleibt spannend.

Die heimische Wirtschaft wird ab dem 2. Quartal 2019 wieder mit einer Förderung für die Digitalisierung von KMUs unterstützt. KMU digital 2.0 kommt. Diesmal soll die Förderung aber nicht nur für die Beratung zu IT/Datenschutz, Digital Marketing und Prozessen/Geschäftsmodellen gelten. Es wird auch die Umsetzung in diesen Bereichen gefördert werden. Aus unserer Tätigkeit können wir viele positive Beispiele geben, wie man Firmen einfach helfen kann.

Beratung oder Begleitung?

Wir haben in den letzten Monaten auch eine große Bandbreite an Meinungen zum Thema Beratung erlebt. Ob wir nun als Unternehmensberater oder IT-Berater benannt werden, in erster Linie hat die Beratungsbranche keinen guten Ruf. Zu oft werden anscheinend hohe Stundensätze ohne Ergebnisse verrechnet und von manchen Kunden stillschweigend akzeptiert. Dabei geht es aber nicht nur darum, dass man sich an hohen Qualitätsstandards wie der ISO20700 oder den Standards eines CMCs (Certified Management Consultant) orientiert. Die Zeiten, in der ein goldener Löffel für die Weitergabe von Wissen verwendet wurde, sind vorbei.

Heute ist ein Consultant oder Berater ein Begleiter, ein Mitarbeiter und ein Teil des Teams. Er packt im Klientensystem, also beim Kunden, dort an, wo er seine Erfahrung sinnstiftend einbringen kann. Wir setzen mit unseren Kunden Projekte um, nehmen Herausforderungen an und gestalten gemeinsam ein Stück digitale Zukunft. Dabei werden unsere Ergebnisse dokumentiert und Maßnahmen zu Prozessen der kontinuierlichen Verbesserung gewandelt. Klingt hochtrabend und kompliziert? Meist kann es ganz einfach sein. Wir zeigen ihnen das gerne.

Was kann ich tun?

Wir haben aus unseren Beratungen und Erfahrungen zur Digitalisierung ganz einfache Maßnahmen abgeleitet, die sie selbst – oder mit beratender Begleitung – recht rasch in die Ersparnis von Zeit, Geld und Nerven umwandeln können. Hier sind unsere Top 10 der Digitalisierung für Unternehmungen aller Art:

> 1 < Outlook-Workshop

Microsoft Outlook ist ein mächtiges Werkzeug, wird aber meist nur zum E-Mail schicken verwendet. Durch auf ihr Unternehmen angepasste Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter und auch das Management lässt sich sehr schnell viel Zeit sparen.

> 2 < Geschäftsprozess-Optimierung

Den Prozess von Angebotserstellung, Auftragsverarbeitung, Rechnungslegung und auch noch den Zahlungseingang genau zu betrachten und einfache Verbesserungen umzusetzen, geht schneller als man denkt. Wenn man diese Arbeitsabläufe in die einzelne Schritte zerlegt, wird schnell klar, dass hier viel Zeit liegen bleibt.

> 3 < Dokumentenmanagement

Das papierlose Büro gibt es immer noch nicht, stimmt. Aber hinter jeder Bearbeitung eines Dokumentes, zu jedem Arbeitsablauf im Unternehmen, und bei jeder Ablage von Dateien kann Potenzial stecken, das viel Zeit und somit bares Geld wert ist. Eine Analyse dieses DMS (Dokumenten Management Systems) zahlt sich in jedem Fall aus.

> 4 < Digital Marketing-Grundrauschen

Es ist nicht notwendig eine große Social Media-Kampagne zu entwerfen, einen eigenen Webshop einzurichten oder Video-Tutorials auf YouTube zu stellen. Einfach halten, einfach machen. Die Digitale Präsenz Schritt für Schritt erhöhen und dabei nicht vergessen, welche Zielgruppe über welchen Marketingkanal gut erreicht werden kann.

> 5 < Kundenkontakt mit CRM verbessern

Oft sind es wenige relevante Parameter, die eine gute Kundendatenbank ausmachen. Was eher schwierig ist: Das Arbeiten an den Kundenbeziehungen mit System. Starke Beziehungen basieren meist auf vielen kleinen Aufmerksamkeiten, auch bei Kunden. Ein bis zu 12 Benutzer kostenloses und DSGVO-konformes Tool ist z.B. Bitrix24. Es eignet sich auch perfekt für das Thema Vereinsverwaltung. Gerne schicken wir eine Referenzliste zu.

> 6 < DSGVO-Prinzipien einhalten

Laut der EU-Verordnung muss man sich an 7 Prinzipien halten, um vor Strafen keine Angst haben zu müssen. Speicherbegrenzung, Datenminimierung, Zweckbindung, Richtigkeit, Vertraulichkeit, Rechenschaft und Rechtsmäßigkeit. Gerne schicken wir ein Whitepaper zu, das die Begriffe erläutert – inkl. 10 Punkte, die man Schritt für Schritt abhaken sollte. Wenn man es richtig macht, stimmt die Balance zwischen Sicherheit und Leistungsfähigkeit auch.

> 7 < Neue Hardware nutzen

Kaum verlässt man das Geschäft – oder das Packerl ist zuhause angekommen – schon ist die eben erworbene Hochtechnologie veraltetet. Ja, das stimmt. Doch das ist kein Grund hinsichtlich Technologie nostalgisch zu werden. Neue Speichersysteme, Chipsätze und Netzwerkmodule bringen im Vergleich zu Geräten, die 3 - 4 Jahre alt sind, einfach großartige Leistung, die bei der Arbeit helfen kann. "Nur" die Arbeitsweise muss man auch ab und zu anpassen, damit der Technologie-Turbo auch greift.

> 8 < Grundsätzliche IT-Wartung

Die Wartung von Server-Netzwerk, Computern und Cloud/Software-Lösungen muss sein. Sie ist ein notwendiges Übel, das man erst schätzt, wenn man (k)einen Ausfall hat. Im besten Fall hat man nie akute Probleme. Dann macht der IT-Betreuer seine Sache wahrscheinlich gut und hat Dokumentation, Patchmanagement, Virenschutz/Firewall und die Leistungsfähigkeit der Geräte im Griff. Keine Doku vorhanden? Nicht sicher, ob alles passt? Wir auditieren auch andere IT-Dienstleister und helfen ihnen dabei, ihre Kunden noch besser zu betreuen.

> 9 < Teamwork in Projekten

Wichtige Aufgaben, notwendige Informationen und Deadlines, die Kommunikation in Teams wird immer schneller. Ohne digitale Helfer ist man hier meist aufgeschmissen. Wie viele Teams immer noch per WhatsApp in Kundenprojekten kommunizieren ist erschreckend, vor allem, weil es einfache, zum Teil kostenlose, Tools gibt, die helfen können. Generationsgerechtes Aufgabenmanagement, Projekte mit externen Partnern abwickeln oder einfach wissen, was im letzten Monat viel Zeit gekostet hat. Schon mal Bitrix24 getestet? Hier kostenlos starten.

> 10 < Bestens organisiert mit OneNote

Es gibt viele Möglichkeiten, sich selber besser zu organisieren, Aufgaben zu planen, Notizen zu machen und wichtige Dokumente bei der Hand zu haben. Dabei sind je Umfang natürlich verschieden Tools zu empfehlen, und meist sind Tools kostenlos oder günstigst im Verhältnis zur Zeitersparnis. Dabei sind Tools wie OneNote, Evernote oder die Bordmittel von Apple und Google einfache Möglichkeiten sich Zeit, Geld und Nerven zu sparen. Nur den Start muss man selber machen. Und der beginnt bei einem selbst.

Es gibt noch viele Punkte mehr, die man individuell je Branche angehen kann. Alle Aufgaben, die wir hinsichtlich Digitalisierung vor uns haben, münden meiner Meinung nach in 3 Themenbereiche, die man immer im Hinterkopf haben sollte:

• Pragmatismus, weil es unterm Strich einfach etwas bringen muss.
• Unternehmenskultur, weil es ohne sie keinen erfolgreichen Wandel im Unternehmen gibt.
• Agilität, weil man mit traditionellem Management in der Zukunft oft nicht weiter kommt.

Diesmal haben wir uns mit dem pragmatischen Ansatz beschäftigt und hoffen darauf, dass einerseits die Digitalisierungsagenutur (DIA) gute Arbeit leistet. Andererseits bleibt zu hoffen, dass noch viel mehr Unternehmen die digitale Transformation ohne Angst und Scheu einfach angehen – und die Förderungen von KMU digital nutzen. Dabei gilt:

1. Starte mit dem was du hast (agil),
2. binde dein Team mit ein (generationsgerecht) und mach was,
3. das euch auch was bringt (pragmatisch).

Das sagen unsere Kunden ...