Mehr Zeit für Wichtiges – fürs Tageswerk und mich

Sich Zeit zu nehmen, wird überall propagiert, weil es in unserer heutigen Zeit wirklich schon zum sensationellen Kunststück verkommt, sich – vor allem einfach mal – Zeit zu nehmen. Wenn wir es dann schaffen, dann ist es Zeit für Kunden, Zeit für Kollegen und Zeit für die Familie. Doch was ist mit der Zeit für mich. Damit ist nicht Zeit für Sport oder den Ausgleich beim Krimi lesen auf der Couch gemeint. Damit ist die Zeit für meine Arbeit, für mein Tageswerk gemeint. Wie wir konkret dafür Zeit finden, haben wir hier versucht zusammenzufassen.

Zeit nehmen. Es geht nicht nur Dir so.

Wir sind doch alle überlastet, überkommuniziert und manchmal überfordert. Das ist in einer Zeit, wo ständig Handy oder Uhr melden, was als nächstes ansteht oder, dass noch jemand was von mir will, doch völlig normal, oder? Leider ja. Doch es ist auch gefährlich. Ob man es nun als Burnout diagnostiziert, es chronisch überarbeitet nennt, oder einfach gefühlt nie genügend Zeit hat, ist dabei fast egal. Wenn man das Thema Zeitmanagement nicht richtig anpackt, dann wird man irgendwann selbst auf der Strecke bleiben.

Das bedeutet im Klartext, dass man irgendwann körperlich oder geistig Schaden davonträgt. Das passiert mitunter schleichend und der Last-Minute-Retreat als Notanker ist keine Lösung, sondern verzögert diesen Prozess der Schädigung nur etwas. Ist nun Coaching für besseres Zeitmanagement die Lösung? Oder sollte man durch Prozessoptimierung, Organisationsentwicklung oder eine Softwarelösung beim eigenen Unternehmen ansetzen? Nach Überlegungen und Selbstreflexion den richtigen Ansatz zu wählen, setzt jedenfalls Wissen über Möglichkeiten und psychologische Effekte von Zeitmanagement voraus. Daher beschäftigen wir uns schon sehr lange mit diesem Thema aus Sicht des Unternehmens.

Ansätze und Tools für effizientes New Work und gegen Prokrastination

Es gibt unzählige Bücher über Zeitmanagement und auch fast so viele Tools bzw. Methoden, wie man endlich mehr aus seinem Arbeitstag rausholt. Wir haben hier ein paar Ansätze zusammengefasst, um dir einen Überblick zu geben.

Großer Frosch und kleine Schritte

Einen Ansatz, der vom Management-Guru Brian Tracy stammt, heißt "Eat that Frog". Also tue zuerst das, was du vielleicht am längsten aufschieben würdest. Um 8 Uhr ins Büro und schon beim Hinweg diesen Frosch fokussieren. Also genau vorstellen, was man zuerst tut, wie man es angeht, und wie erleichtert man sich fühlt, wenn man das erledigt hat. Klingt zu einfach? Ja, so einfach ist es meist nicht. Wir lassen uns dann vom Telefonat ablenken und halten uns liebend gerne mit Kleinigkeiten auf.

Wie man doch diesen wichtigen und ungeliebten Frosch frisst? Zu den Ablenkungen steht weiter unten was. Doch wichtig ist auch der Einsatz der kleinen Schritte bzw. Baby Steps. Wenn dieser große Frosch Angst macht, dann startet man mit einem kleinen Teil. Nach dem Motto: Ich mache mal diese 2% davon, die traue ich mir heute locker zu, weiß was genau zu tun ist, und dann plane ich, wann der Rest passieren soll. In den meisten Fällen ist es genau dieser erste Teil, der uns dann plötzlich in Fahrt kommen lässt. Dann ist man rasch mittendrin und hat den Frosch schon vorm Mittagessen erledigt. Diese kleinen Schritte kennt man auch als Pomodoro-Technik, da sich der Erfinder damals für Aufgaben seine Küchenuhr in Form einer Tomate stellte, um kurz und knackig mit Fokus an eine Arbeit zu gehen. Andere nennen es Salami-Taktik, wegen der "Scheibe für Scheibe"-Idee dahinter.

Prokrastination als Gesetzmäßigkeit und Schutz

Auch oft als Aufschieberitis bezeichnet sorgt Prokrastination dafür, dass wir häufig wichtige Aufgaben vor uns herschieben bis diese dann irgendwann keinen Aufschub mehr dulden. Man kann es am einfachsten mit dem Parkinsonschen Gesetz beschreiben. Parkinsons Gesetz besagt „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Es ist also normal, wenn wir Dinge aufschieben. Doch das hilft eben auch nicht weiter. Die oben erwähnten kleinen Schritte können helfen, doch warum macht das unser Gehirn überhaupt.

Ein Grund ist sicher auch, dass uns unser Gehirn vor Stress und hohem Energieverbrauch schützen will. Daher findet es bei Herausforderungen immer recht schnell locker-leichte Aufgaben, die jetzt ganz "dringend" sind. An sich sollen diese nur Schutz vor Überlastung bieten. Doch das kommt nur von der Vorstellung dieser "übermächtigen" Aufgabe. Wenn man sich bewusst macht, dass einem sein Hirn nur schützen will, tut man sich leichter mit dem ersten Schritt. Und der – siehe die kleinen Schritte alla Pomodoro oben – ist oft einfacher als man glaubt.

Zielsetzung sollte 3P und SMART sein

Prioritäten setzen ist auch wichtig, damit wir den Fokus behalten können. Deswegen sollten wir uns Ziele setzen, diese priorisieren und dann immer wieder kontrollieren. 2 Techniken helfen dabei. Mit 3P werden Ziele besser formuliert. 3P bedeutet persönlich, positiv und Präsens. Also sollte man jedenfalls "Ich" verwenden, auch, wenn wir das eher als "keine gute Kinderstube" einordnen. Unserem Hirn hilft es. Ebenso kann unser Gehirn mit "nicht", also mit Verneinung nichts anfangen. Also sollten Ziele positiv sein. Und schließlich in der der Jetzt-Zeit. Also formuliert man Ziele so, als ob sie schon erreicht wurden.

Der zweite Faktor ist SMART, was bei Zielen für Spezifisch Messbar Attraktiv Realistisch und Terminiert steht. Wenn man seine Ziele positiv in derIch-Form und im Jetzt formuliert, dabei auch noch darauf achtet, dass sie später kontrolliert werden können, genügend Anreiz bieten und zu einem benannten Zeitpunkt auch möglichst erreichbar sind, dann tut man sich bei der Verfolgung von Zielen schon sehr viel leichter und behält bei Aufgaben den Fokus.

Prioritäten setzen und mit Wertekategorien verbinden

Anhand verschiedener Methoden kann man Prioritäten festlegen. Auch als Eisenhower-Prinzip kennen manche die ABCD-Technik. Man sollte seine Aufgaben dementsprechend in 2 Bereiche (Dringlichkeit und Wichtigkeit) gliedern und übereinanderlegen. Wenn man sich das als Matrix vorstellt wird das daraus:

• A: dringend und wichtig -> sofort selbst machen
• B: wichtig, aber nicht dringend -> Termin für sich selbst einplanen
• C: nicht wichtig, aber dringend -> Delegieren oder mit minimalem Aufwand erledigen
• D: nicht wichtig und nicht dringen -> Streichen und nicht bearbeiten

Das ist eine großartige Möglichkeit sich ein Schema für seine Aufgaben zurecht zu legen. Wir nutzen diese Methode auch als Beispiel bei Schulungen zur effizienten Nutzung von Outlook bzw. Microsoft 365 oder ERP-Softwarelösungen. Wenn man seine Aufgaben so clustered und vielleicht farblich markiert, dann hilft das vielen im Team gut weiter. Doch bei vielen funktioniert das nur eine Zeit lang und dann nicht mehr. Warum?

Wir alle haben bestimmte Werte, die wir unser ganzes Leben lang entwickelt haben. Nun gilt es sich diese Werte bewusst zu machen und seine Ziele und Aufgaben samt ABCD-Prios darüber zu legen. Diese Werte betreffen dabei jeden von uns persönlich. Sie werden bei manchen Lebensbereichen oder 4 Säulen der Work-Life-Balance genannt. Hier werden sie als Wertekategorien bezeichnet, da es aus unserer Sicht wichtig ist, seine Aufgaben und Ziele in diesen "Schubladen" zu kategorisieren:

• 1) Körper und Gesundheit: Wenn ich gesund, fit und leistungsbereit bin, gelingt vieles leichter – und länger.
• 2) Arbeit und Tageswerk: Wenn ich das Ziel meiner beruflichen Tätigkeit und das Ergebnis meines Arbeitstages klar benennen kann, fallen Entscheidungen nicht nur schneller, sondern machen auch erfolgreicher.
• 3) Beziehungen und Partnerschaft: Wenn wir menschlich, wertschätzend und gemeinschaftlich mit unserem Gegenüber umgehen und bestenfalls auf ihn/sie eingehen, dann wird man gemeinsam – egal, ob beruflich oder privat – mehr erreichen.
• 4) Genuss und Sinn: Wenn wir etwas mit Leidenschaft tun, ob als Ausgleich zum Brotberuf oder direkt, das wirklich genießen, uns dabei kulturell bereichern, und somit schließlich unsere Sinne sammeln, dann schließt sich der Kreis der Lebenswerte.

In jeder dieser Wertekategorien sollte man Ziele und eine Vision erarbeiten, die man sich immer vor Augen führt, wenn es etwas zu Tun gibt. Passt es oder lasse ich es? Also sind wir auch beim Thema Work-Life-Balance, auch Work-Life-Blending mit der Anspielung auf das starke Vermischen oder Mixen unserer Lebensbereiche genannt. Die Jungen wollen nur mehr das machen, die Älteren verstehen das überhaupt nicht. Und jene im "Mittelalter" versuchen beides unter einen Hut zu bringen, oder? Zuerst die Arbeit, dann das Vergnügen? Oder darf Arbeit auch Spaß machen? Für viele ist es also höchste Zeit, um seine Werte zu kategorisieren und seine Aufgaben entsprechend zu priorisieren.

Was jede:r von uns unbedingt verhindern sollte

Wir sind der Meinung, dass jeder seine Methoden für mehr Effizienz im Job und Freizeit mit Genuss, Sinn und guten Kontakten finden sollte. Deswegen kann man sich ganz einfach bei jedem Thema, das auf uns über Handy, Bürofunk, persönlich oder über die Medien einprasselt fragen: Bringt mich das bei einem der 4 Wertekategorien weiter, bzw. habe ich dort etwas zu tun, was mich meinen Zielen auch in Digitalen Prozessen näherbringt?

Zeit ist kostbar. Doch ohne Orientierung auch leider oft wertlos. Für das persönliche Zeitmanagement kann man durch Coaching oder die eigene Suche nach den richtigen Methoden seine Ziele und Werte definieren. Für die Bereich Prozessoptimierung, Organisationsentwicklung und Softwarelösungen unterstützen wir als Lösungsagentur euer Team und das Management dabei sehr gerne.

Was jedenfalls jede:r von uns unbedingt verhindern sollte? Der schlimmste Fehler ist es, nichts zu tun. Einfach nur auf alles zu reagieren, ohne seine Ziele und Werte zu kennen und weiterzuentwickeln – egal, ob als Firma oder Privatperson – ist Zeitverschwendung. Und dafür ist unsere Zeit einfach zu kostbar.