Home Office wegen Corona – kein Problem, oder? Telegram, Teams und Bitrix helfen dabei.

Nützliche Tools, die helfen können

Es gibt mittlerweile viele Firmen, die auch Home Office anbieten. Zwar bedürfen Freiheiten bei der Arbeits- und Zeiteinteilung auch Vertrauen und Fairness, doch auch die Ablenkung zuhause ist oft ein Thema. In Zeiten wie diesen, also wo wir alle soziale Kontakte einschränken sollten, seit heute 14:00 Uhr auch offiziell müssen, sieht man über diese Hürde genauso einfach hinweg, wie über das Thema Sicherheit und Datenschutz.

Achtung! Home Office ist ein echter Arbeitsplatz und muss auch entsprechend genützt und geschützt werden – der Zugriff auf Firmenmails, Kundendaten und wichtige Dokumente muss verhältnismäßig geschützt werden. Zugriff über VPN/Firewall, sichere Passwörter, Vereinbarung zwischen Mitarbeiter und Firma und entsprechende Vorsicht sind besonders jetzt wichtig.

In den letzten Monaten und Jahren wurde viel Software entwickelt, die Kommunikation und Prozesse im Team verbessert und vor allem erleichtert haben. Wir haben hier wichtige Fakten und Tipps zusammengetragen, um die kommenden Wochen für uns alle etwas einfacher zu machen.

Telegram als goldener Mittelweg zwischen WhatsApp und Signal

In jedem Unternehmen – ja, in jedem – ist WhatsApp und die Kommunikation in Gruppen wichtig geworden. In manchen Betrieben ist es fast unmöglich ohne diese Art von Werkzeug auszukommen. Wir haben von den Sicherheitsproblemen von WhatsApp berichtet und haben entsprechend lange Signal für sichere Kommunikation empfohlen. Doch wie es oft im Security-Bereich ist, die Akzeptanz und Nutzbarkeit ist entscheidend. Signal soll in den nächsten Monaten stark verbreitet und weiterentwickelt werden, wie die Kleine Zeitung berichtete, doch aktuell kann es keine Gruppen richtig verwalten und beim Handywechsel erleben viele, dass Sicherheit seinen Preis hat bzw. hier einfach keine Nachrichten mehr vorhanden sind.

Als Alternative hat sich auch von den Nutzerzahlen her Telegram zu einer sinnvollen Alternative gemausert. Es kursieren verschiedene Vergleiche im Internet, wie z.B. dieser von Ionos:

Dieser Vergleich (siehe Ionos-Vergleich) ist zwar im Detail etwas lückenhaft, aber zeigt sehr einfach auf, was der Unterschied ist. WhatsApp und Telegram sind dafür gemacht sich leicht zu verbreiten. Man kann mit beiden Versionen leicht seine Kontakte finden und auch die Desktop-Versionen sind sehr komfortabel. Wenn man Gruppen für Vereine, die Familie oder Freunde verwaltet, dann wird man mit beiden happy sein. Bei Telegram ist das einfache Erstellen von Umfragen, z.B. Wann treffen wir uns? oder Was gibt’s heute zum Abendessen?, ein sehr nützliches Feature:

Nützliche Funktionen in Telegram

• Notizen machen unter „Gespeichertes“ und mit rechter Maustaste auf diesen Chat einfach oben anheften. So hat man schnell ein paar Notizen, Fotos oder Daten zur Hand.
• Stickers und GIFs ergänzen in Gruppen sehr einfach und amüsant den normalen Text.
• Umfragen können einfache Abstimmungen, aber auch ein Quiz-Modus oder anonyme Stimmabgaben enthalten.
• Es gibt einen „Nachtmodus“, aber man kann das Erscheinungsbild auch in Farbe, Hintergrund, Schriftgröße und Sprache anpassen.
• Der Standort kann nicht nur gesendet werden, sondern auch als Live-Standort inkl. Aktualisierung versendet werden.
• Man kann in Gruppen auch Titel, z.B. Gruppen-Admin oder Abteilungsleiter, vergeben und den Nachrichtenfluss etwas bremsen indem die User z.B. nur 1x in der Stunde eine Nachricht schicken dürfen.
• Dateien lassen sich bis zu 1,5GB Dateigröße verschicken. Damit schlägt man nicht nur jedes E-Mail (meist ca. 20MB) oder WhatsApp (50MB Grenze), sondern bietet auch eine Alternative zu WeTransfer, wenn man z.B. ein paar große Videos oder Installationsdateien von A nach B bringen will.
• Geplante und stumme Nachrichten lassen sich versenden, wenn man den Sende-Knopf gedrückt hält. Das kann durchaus Sinn machen …

Tipps zur Sicherheit in Telegram

• Die Einstellungen zu Privatsphäre und Sicherheit sollte man anpassen. In den Standardeinstellungen sieht jeder, dass man Telegram nutzt, was einem offenen Telefonbuch gleicht. Daher sollte man seine Daten nur für „Meine Kontakte“ anzeigen lassen.
• Chat-Gruppen sind standardmäßig öffentlich(!). Also bitte in der Gruppe unter „Gruppe verwalten“ die Berechtigungen prüfen und den Chat auf „privat“ stellen.
• Man kann mehrere Konten in Telegram verbinden, also eine spannende Funktion, die Datenschutz-technisch problematisch sein kann, jedoch spannende Möglichkeiten eröffnet.
• Die Daten werden nur Ende-zu-Ende-verschlüsselt, wenn man einen privaten Chat erstellt. Dieser Chat ist dann mit einem Vorhängeschloss markiert. Dann kann man auch Nachrichten zerstören lassen per Timer.
• Telegram sagt, dass es standardmäßig mit einer Kombi aus 256-bit AES, 2048-bit RSA und dem Diffie-Hellman Verschlüsselungsverfahren gesichert ist. Da Telegram Open Source ist kann man davon ausgehen, dass Lücken von einer großen Entwickler-Community gesucht werden.

In Summe macht Telegram einen vernünftigen Eindruck und die Daten bekommt nicht Herr Zuckerberg, sondern 2 Programmierer, die es sich mit der russischen Regierung verscherzt haben. In Summe geht es aber um die Funktionalität und diese ist sehr ansprechend – und kann nach Bedarf auch mit mehr Sicherheit versehen werden.

Teams, der Skype-Nachfolger, der alles einfacher macht?

Wenn man die Historie von Messenger- und Meeting-Tools bei Microsoft betrachtet, dann hat sich da schon einiges getan. Es gab Lync neben Skype, das dann zu Skype for Business wurde und bald in Teams endet – Ende gut, alles gut? Die Software ist Teil der Cloud-Services namens Office 365, wo Microsoft alle Dienste und Software-Tools zu Paketen auf Mietbasis anbietet. Das läuft sehr erfolgreich, ebenso der Messenger Teams, der den Hauptkonkurrenten Slack mittlerweile überholt hat. Hier die Testübersicht von PC-Magazin.de:

Leider ist den Testern ein kleiner aber wesentlicher Fehler unterlaufen. Gruppenbesprechungen mit Ton/Video ist unter den kostenlosen Versionen nicht möglich. 1:1 geht das, in der Gruppe braucht man zumindest einen zahlenden Kunden. Siehe diese Übersicht zu Teams. Daher stieg auch die Nutzerzahl immer höher und weiter in den letzten Monaten.

Nichts desto trotz ist es toll, wenn man eine kostenpflichtige Version hat und über diese kann man bis zu 250 Personen in einer Videokonferenz einbinden, Screensharing machen und vieles mehr. Das ist schon spannend und in Zeiten von Corona wichtiger denn je eine kostengünstige und sichere Meeting-Variante bei der Hand zu haben. Aber Achtung! Ein kleines Häkchen verhindert, dass man externe Nutzer einladen kann – und das ist entscheidend, da sonst nur innerhalb einer Domain bzw. einer Firma konferiert und kollaboriert werden kann. Dieses Häckchen findet man unter „https://admin.teams.microsoft.com/company-wide-settings/guest-configuration“. Solltet ihr keinen Admin-Zugang für euren kostenpflichtigen Tarif haben, fragt euren IT-Betreuer. Hier muss der Gastzugriff zugelassen werden.

Aber was kann man nun mit Teams alles machen? Skype war doch eh OK, warum gibt es da was Neues? Das ist eine spannende Frage, da es eher darum geht, was es nicht kann. Team ist der Prototyp einer Collaboration Software, also einem Programm, wo Teams digital zusammenarbeiten können: Termine ausmachen, Dokumente gemeinsam bearbeiten, Meetings online abhalten, Daten austauschen – und mit der Anbindung von Apps wie Evernote, Polly, Stream, Trello, Karma etc. kann man den Funktionsumfang noch erweitern.

Natürlich wird es bei so vielen Funktionen leicht unübersichtlich. Hier die wichtigsten Funktionen im Überblick:

Tipps zu Funktionen in Teams

• Kalender für Besprechungstermine nutzen. Diese werden mit Outlook synchronisiert und mit einem Klick wird der Termin zum Online Meeting via Webcam und Mikrofon.
• Unter Teams kann man mehrere Gruppen anlegen und im Chat Informationen jeglicher Art austauschen und dort auch über Apps diese Informationen erweitern – Standort teilen mit „Places“, Umfragen erstellen mit „Polly“, Projektabläufe darstellen z.B. mit „Trello“ oder „Zoho“ und vieles mehr.
• Über die Kanäle, die sich unter dem Team anlegen lassen, kann man schnell mal einer Gruppe in der Gruppe machen und ein bestimmtes Thema extra besprechen.
• Dokumente gemeinsam bearbeiten ist für jene, die es nicht kennen, wie Magie. Ein Word-Dokument oder Excelsheet aufmachen und gleichzeitig daran arbeiten und daneben dazu chatten oder über Videokonferenz dem Gegenüber zeigen, was man meint.
• Die Whiteboard-Funktion während einem Meeting ist spannend, weil man damit wirklich die Flipchart oder die Tafel ersetzen kann. Einfach eine weiße Fläche, wo man zeichnen und zeigen kann.
• Ebenfalls während einem Meeting kann man Notizen machen und somit das Protokoll gleich in Echtzeit erstellen und somit viel Zeit sparen.
• Ein Wiki gehört bei Teams mittlerweile zum Standard und bietet eine einfach zu erstellende und zu pflegende Wissensdatenbank, wo man Prozesse genauso dokumentieren kann, wie FAQs oder Onboarding-Informationen.
  

Man sieht bereits nach ein paar Punkte zu den Funktionen, wie mächtig Teams ist. Leider ist das in der heutigen Zeit auch oft das Thema. Die Tools können fast alles, aber wir als Benutzer müssen da mal mitkommen. Es empfiehlt sich daher sich einen Gesamtüberblick zu verschaffen und dann ganz gezielt einen Bereich nach dem anderen zu erlernen und im Team Schritt für Schritt umzusetzen. Einfach mal mit dem Videochat bzw. Online-Meeting 1:1 starten und dann langsam dazu lernen.

Bitrix24: Das Schweizermesser der Digitalisierung

Eines der spannendsten Tools der letzten Jahre ist Bitrix. Es ist ähnlich wie Teams, nur kann es noch ein bisschen mehr. Projektmanagement, CRM, Messaging, Videokonferenzen, Wissensdatenbank, Social Intranet und vieles mehr – so wie auch Teams ist die Herausforderung nicht überfordert zu sein. Hier ein kurzer Überblick in 30 Sekunden:

Bitrix bietet eine komplette Arbeitsumgebung inkl. Kommunikation, Kundendatenbank, Auftragsverwaltung, Angebote und Rechnungen stellen, Marketing inkl. Website, Google AdWords und Facebook Ads Anbindung und Zeiterfassung für das Team. Der Kern des Produktes ist Aufgaben- und Projektmanagement, das aktuell für unbegrenzt viele Benutzer kostenlos ist. Siehe dazu die aktuelle Information von Bitrix: https://www.bitrix24.de/promo/staysafe/

Der Überblick zu den Funktionen zeigt schon, dass Bitrix ein mächtiges digitales Werkzeug ist. Bitrix24 ist Open Source, in der Cloud und OnPremise (am eigenen Server installiert) verfügbar und bietet eine offene Schnittstelle (Rest API) mit der man mit etwas Programmiergeschick einige sehr interessante Lösungen erstellen kann. Doch schon im Standard kann man vieles machen und schon die dauerhaft kostenlose 12-User Lizenz bietet viele Funktionen. Übersicht dazu findet man hier: https://www.bitrix24.de/prices/

Die besten Funktionen von Bitrix24 im Überblick

• Messenger: Chat, Videokonferenz und WhatsApp-Ersatz für Abteilungen, wo man schnell aus einer Nachricht eine Aufgabe erstellen und delegieren kann.
• Social Intranet, wie eine eigene Facebook-Gruppe für ein „schwarzes Brett“ der Firma, wo man Anweisungen mit Lesebestätigung, Lob & Anerkennung für Mitarbeiter oder einfach Dokumente oder Videos von der Webcam teilen kann.
• Datenspeicher wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive, wo man Daten online und versioniert mit Google oder Office 365 bearbeiten kann.
• Aufgaben- und Projektmanagement mit generationsgerechter Ansicht: Wechseln zwischen Kanban-Board, Aufgabenlisten, Kalenderansicht für Aufgaben oder Gantt-Chart – auch für externe Teilnehmer, die sich per Facebook, Office 365 oder Google sehr schnell authentifizieren können.
• Zeiterfassung und Dienstpläne für Home Office-gerechte Erfassung von Arbeitszeit und Leistung.
• Modernes CRM mit Sales Funnels, Automatisierung von Prozessen und Lead-Management aus Google AdWords, Facebook Ads oder anderen Quellen, wie Website, E-Mail, etc.
• Website-Anbindung durch Chat-Modul, WhatsApp/Telegram-Anbindung und Online-Formulare.
• Websites und Landingpages erstellen mit direkter Anbindung ans CRM – mit einfachem Editor und Onlineshop inkl. Produktkatalog.
• Automatisierung und Workflows für Warnungen oder Mails an den Abteilungsleiter/Chefm bei nicht erledigten Aufgaben oder Urlaubsansuchen/ZA-Anträge mit Bestätigungen und Kalenderabgleich.
• Wissensbasis bzw. modernes Wiki für Prozess-Dokumentation und um Wissen im Unternehmen zu halten.
  

Unterm Strich bietet Bitrix unglaublich viel für das Geld. Die größten Variante kostet € 199,- pro Monat – dafür bekommt man unbegrenzten Speicher für unbegrenzte Nutzeranzahl. Hier geht’s zur dauerhaft kostenlosen Testversion: https://bitly.com/bitrixstart - aktuell setzen 6 Millionen Firmenkunden weltweit auf Bitrix24.

IT-Betriebe sind wichtiger denn je

Als IT-Firma stehen wir seit 20 Jahren für Beratung zu IT-Prozessen, für Betreuung von IT-Systemen und Clouddiensten und Begleitung der Digitalen Transformation für KMUs im Osten Österreichs. Gerne geben wir unser Wissen auch im Zuge von geförderter Beratung und Umsetzungsförderung von Projekten (KMU.DIGITAL) an – dabei unterstützen wir auch gerne IT-Betreuer, die in manchen Bereichen vielleicht nicht so fit sind sehr gerne. Man kann nicht alles können, das ist bei der heutigen Bandbreite der IT-Themen auch gar nicht mehr möglich.

Fakt ist, das IT-Firmen wichtiger denn je sind, da wir alle abhängig von Hardware, Software und Cloud-Diensten sind. Bei den heute vorgestellten Corona-Maßnahmen wurde klargestellt, dass Firmen, die für Wartung und Sicherheit zuständig sind, von der Schließung ab Montag ausgenommen sind.

Als IT-Betrieb trägt man große Verantwortung, welche besonders in der jetzigen Krise zu Tragen kommt. Heute ist kaum mehr Arbeit im Team und der laufende Betrieb eines Unternehmens ohne IT möglich. Umso wichtiger ist es sich auf Tools und Partner verlassen zu können. Jetzt geht es um eine rasche Lösung für Home Office – sei es mit schnell verfügbarer Hardware oder Expertise für dezentrale Prozesse. Später – nach der Corona-Krise – geht es um eine ordentliche Lösung für modernes Arbeiten im Team. Dabei geht es auch um Tools, wie z.B. Telegram, Teams und Bitrix, aber vor allem um die kulturelle Integration der Digitalen Transformation für Firmen in Österreich.

Bei Fragen stehen wir jederzeit gerne bei einer kostenlosen Erstberatung via Teams/Bitrix-Online Meeting oder bei einem Kaffee im Sonnenland Teamspace in Oberpullendorf zu Verfügung. Über unsere Website sind wird via Telegram, WhatsApp Business oder direkt über Bitrix im Chat erreichbar – oder ganz „old style“ über +43 2612 43529 oder E-Mail an office@pan-it.at.